Hvad er behandling af personoplysninger?

Behandling af personoplysninger og persondata er en aktivitet eller en række af aktiviteter, som involverer brug af personoplysninger. Det kan være både indsamling, registrering, opbevaring, sletning eller ændring, søgning i, sammenstilling, overladelse eller videregivelse til personer, myndigheder, selskaber mv. uden for foreningen.

Er der specielle krav til kirkelige børne- og ungdomsorganisationers behandling af personoplysninger?

Vi må behandle almindelige personoplysninger, hvis I har en lovlig grund – kaldet hjemmel - til at behandle dem. En hjemmel til at behandle personoplysninger kan fx være:

1. At opfylde en aftale fx en kontrakt i forbindelse med et ansættelsesforhold
2. At en person har givet sit samtykke. Se Datatilsynets vejledning om samtykke (pdf)
3. At I er forpligtet pga. lovkrav – hvis I fx skal indberette oplysninger om en ansat medarbejder til Skat
4. At I har en legitim interesse - fx hvis foreningen ønsker at offentliggøre situationsbilleder fra den årlige generalforsamling uden at indhente samtykke fra de deltagere, der optræder på billederne. Her vil Datatilsynet altid veje de afbilledes interesse og rettigheder op imod foreningens interesse (Interesseafvejningsreglen). Ifølge Justitsministeriets vejledning til foreninger (pdf) kan foreninger i langt de fleste tilfælde behandle almindelige personoplysninger på baggrund af interesseafvejningsreglen.

Hvad er personoplysninger?

Personoplysninger er informationer, der kan bruges til at identificere en fysisk person fx en bruger, et medlem, en frivillig eller en ansat. Personoplysninger er fx et navn, adresse, telefonnummer, mailadresser, fødselsdato eller et billede. Det kan også være oplysninger om fx helbred, seksuelle forhold, etnisk oprindelse eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold. Persondataforordningen skelner mellem tre typer personoplysninger: Almindelige personoplysninger, følsomme personoplysninger og straffedomme og lovovertrædelser. Typen af personoplysninger har stor betydning for, om og hvordan I skal behandle oplysningerne. 1. Almindelige personoplysninger De personoplysninger, der ikke falder ind under kategorien ”følsomme personoplysninger”, kaldes ”almindelige personoplysninger”. Almindelige personoplysninger er fx navn og adresse, oplysninger om økonomiske forhold, kundeforhold eller andre lignende ikke-følsomme oplysninger. 2. Følsomme personoplysninger Oplysninger om race eller etnisk oprindelse, politisk, religiøs, filosofisk overbevisning eller fagforeningsmæssigt tilhørsforhold samt genetiske og biometriske data, som behandles med det formål entydigt at identificere en fysisk person, helbredsoplysninger eller oplysninger om en fysisk persons seksuelle forhold eller seksuelle orientering. Det er kun de nævnte oplysninger, der anses for følsomme oplysninger i persondataforordningen. Det betyder, at selve medlemskabet af en forening fx med fokus på et bestemt handicap kan være en følsom personoplysning. 3. Strafbare forhold og personnummer (CPR-nummer) I må behandle oplysninger om strafbare forhold, hvis:

• Den oplysningerne vedrører (den registrerede) har givet sit samtykke
• Det er nødvendigt for at I kan varetage en berettiget interesse og denne interesse klart overstiger hensynet til den registrerede.

Børneattesten er et eksempel på, at I behandler oplysninger om en persons strafbare forhold. Når I indhenter børneatteser på en frivillig eller en ansat, skal I altid have hans eller hendes samtykke. Denne afgives i personens E-boks i forbindelse med indhentning af børneattesten.

---

Hvad er GDPR?

GDPR er den engelske forkortelse og står for, General Data Protection Regulation, og er en lovgivning, som er indført af EU. Databeskyttelse blev særlig relevant d. 25. maj 2018, da alle virksomheder fra denne dato skulle efterleve GDPR-reglerne. På dansk kaldes forordningen " Databeskyttelsesforordningen". Den kaldes også Persondatafordningen.

Hvornår har medlemsoplysninger historisk værdi?

Almindelige personoplysninger kan i udgangspunktet gemmes, når de har historisk værdi. Hvornår, samt hvilke oplysninger, der har historisk værdi, må afgøres konkret ud fra en den enkelte forenings traditioner. Her tænkes særligt på tillidshverv, ansættelser, bestemte funktioner.

Er e-mails omfattet af persondataforordningen, så alle e-mails med et medlem, leder eller ansat skal slettes ved udmeldelse eller ansættelsens ophør?

Ja. E-mails, der indeholder medlemsoplysninger, persondata, skal slettes, når der ikke længere er et formål med at have dem liggende.

Skal man have samtykke til udsendelse af nyhedsbreve?

Måske. Foreningen skal finde en grund (en hjemmel) i databeskyttelsesreglerne til behandlingen af personoplysninger, hvilket f.eks. kan være et samtykke. Grunden vil efter omstændighederne også kunne findes i interesseafvejningsreglen, hvis nyhedsbrevet udsendes i overensstemmelse med foreningens formål.

Hvem i foreningen er dataansvarlig?

Den dataansvarlige er den, som juridisk set er ansvarlig for overholdelsen af reglerne. Det er således den dataansvarlige, som f.eks. vil kunne blive pålagt en bøde. I MBU lokalforeninger vil det normalt være BUS. Det er foreningen som sådan, der er dataansvarlig for den behandling af personoplysninger, som foretages af foreningen. Det er ikke den eller de personer, som har ansvaret for databeskyttelse i foreningen, der er dataansvarlig. Foreningen kan dog med fordel vælge en person hos foreningen, der overordnet har opgaven med at holde styr på foreningens behandling af personoplysninger.

Er det MBU som hovedorganisation eller lokalforeningerne, der er dataansvarlige?

Den ”dataansvarlige” er den fysiske eller juridiske person, der alene eller sammen med andre afgør, til hvilket formål og med hvilke hjælpemidler, der må foretages behandling af oplysninger. For nogle MBU lokalforeninger kunne der være tale om at et fælles dataansvar mellem MBU (hovedforeningen) og lokalforeningen, da vi i fællesskab fastlægger formålene med og hjælpemidlerne (fx. Mem2Web) til behandlingen af den indsamlede data. I tilfælde af fælles dataansvar skal ansvaret for behandlingen fordeles på en gennemsigtig måde. Eksempelvis vil det skulle fastlægges, hvem der skal tage sig af anmodninger om indsigt fra registrerede personer og oplysningspligten. Se Model 1 øverst på siden. Hvis man vælger at ikke gøre brug af MBU's medlemssystem eller man vil indsamle flere oplysninger om medlemmer, ansatte, ledere og opbevare det på andre platforme end MEM2WEB, så vil det være den enkelte lokale forening, der er dataansvarlig. Lands- eller hovedforeningen vil altså være ansvarlig for sin behandling af de indsamlede personoplysninger, mens de lokale foreninger er ansvarlig for deres egen behandling.

Er der nye regler for billeder?

JA. Efter Datatilsynets opfattelse har afgrænsningen mellem "situations- og portrætbilleder", vist sig at være uklar. (Læs nyhed her)

Datatilsynet skelner derfor ikke længere mellem situations- og portrætbilleder og hvorvidt et billede må offentliggøres på internettet – uden samtykke fra den berørte person – vil bero på en helhedsvurdering af billedet og formålet med offentliggørelsen.

Det påhviler derfor den dataansvarlige – som ved enhver behandling af personoplysninger – at vurdere, på hvilket behandlingsgrundlag et billede af en identificerbar person kan offentliggøres.

Den teknologiske og samfundsmæssige udvikling, der har været siden 2002, har endvidere medført et markant skift i anvendelsen af internettet.

Billeder af identificerbare personer offentliggøres således i dag i vidt omfang på hjemmesider og sociale medier som f.eks. Facebook og Instagram. Mange mennesker opfatter dette som værende ganske uproblematisk, så længe der er tale om, at der sker offentliggørelse af helt harmløse billeder af dem på internettet.

Læs mere i Datatilsynets tekst om offentliggørelse af billeder på internettet.

Må man dele billeder fra arrangementer o. lign. i foreningsblade eller på en lukket side på internettet?

Om billeder kan videregives uden samtykke i et foreningsblad eller på en lukket side på internettet afhænger af en konkret afvejning af formålet med videregivelsen over for den registreredes inte-resse i, at der ikke videregives oplysninger. Foreningen kan – som det er tilfældet for offentliggørelse af billeder på internettet – eksempelvis lægge vægt på, om der er tale om situationsbilleder eller portrætbilleder, samt hvor tungtvejende et formål videregivelsen af billederne har. Foreningen kan også lægge vægt på, at deling internt i foreningen normalt vil være en mindre indgribende behandling end offentliggørelse på internettet. Kilde: Justitsministeriets vejledning om frivillige foreningers behandling af personoplysninger.

Hvor lang tid må billeder være tilgængelige på eksempelvis foreningens hjemmeside?

Behandling af personoplysninger skal ske til saglige formål og må ikke finde sted i længere tid, end det er nødvendigt i forhold til de formål, som foreningen forfølger med behandlingen. I skal overveje, om grunden til at billederne er på hjemmesiden vejer tungere end den registreredes interesse i, at de ikke er på hjemmesiden. Foreninger kan i den forbindelse f.eks. overveje, hvilken interesse bl.a. foreningens medlemmer har i, at gamle billeder fortsat er tilgængelige. På den anden side kan foreningen overveje, hvilken interesse de afbildede kan have i, under hensyntagen til billedernes karakter, at billederne slettes. Hvis offentliggørelsen af et billede er baseret på et samtykke fra den registrerede person, og det trækkes tilbage i henhold til muligheden herfor, skal billedet slettes.

Offentliggørelse af billeder på internettet med samtykke

Udgangspunktet er, at det er tilladt at offentliggøre billeder på internettet, hvis du har personen/personernes samtykke. Dvs. har du samtykke, så er det uden betydning om billedet er et situationsbillede eller et portrætbillede. Hvis du har indhentet samtykke og fået lov til at tage billeder, skal du huske, at du skal kunne dokumentere samtykket. Samtykket skal også overholde de almindelige krav til et samtykke, bl.a. at det til en hver tid kan trækkes tilbage.

Hvad er et situationsbillede?

Situationsbilleder kan normalt offentliggøres uden, at dem på billedet har givet samtykke til det. Udgangspunktet er, at situationsbilleder kan offentliggøres uden samtykke med hjemmel i interesseafvejningsreglen i persondataforordningens § 6, stk 1,f. Efter Datatilsynets opfattelse har afgrænsningen mellem "situations- og portrætbilleder", vist sig at være uklar. ( Læs nyhed her) Den teknologiske og samfundsmæssige udvikling, der har været siden 2002, har endvidere medført et markant skift i anvendelsen af internettet. Billeder af identificerbare personer offentliggøres således i dag i vidt omfang på hjemmesider og sociale medier som f.eks. Facebook og Instagram. Mange mennesker opfatter dette som værende ganske uproblematisk, så længe der er tale om, at der sker offentliggørelse af helt harmløse billeder af dem på internettet. På den baggrund – og efter drøftelse i Datarådet – har Datatilsynet besluttet at ændre sin praksis. Vi anbefaler også, at I respekterer, hvis en person fortryder sit samtykke og ønsker billeder og/eller oplysninger fjernet fra hjemmeside, sociale medier mv. Datatilsynet er myndighed på området Vær opmærksom på, at reglerne for, hvornår I må behandle personoplysninger, er skønsmæssige og derfor afhængige af en konkret vurdering af den enkelte situation. Læs mere på Datatilsynets hjemmeside

Hvad er et portræt- eller gruppebillede?

Portrætbilleder er billeder, hvor formålet er at afbilde en eller flere bestemte personer, der som følge af billedets karakter er let genkendelige. Det kan f.eks. være et opstillet gruppebillede eller et holdbillede. Det kræver normalt altid samtykke at offentliggøre portrætbilleder. Efter Datatilsynets opfattelse har afgrænsningen mellem "situations- og portrætbilleder", vist sig at være uklar. Læs mere under spørgsmålet: " Er der nye regler for billeder?"

Er det lovligt at have børneattester liggende elektronisk i e-Boks?

Så længe de tilgodeser et behandlingsformål kan børneattester ligge i en elektronisk e-Boks. Men som for alle andre foreningsanvendte it-systemer og programmer skal der ryddes op i foreningens data.

Vi bruger et andet medlemssystem end MBU's (Mem2Web) - Hvordan påvirker det os?

Hvis foreningen bruger et system, der ikke er leveret af MBU, er I selv ansvarlige for at sikre, at persondataforordningen følges. Det betyder fx, at foreningen skal sikre, at der er et gyldigt grundlag for behandling af personoplysninger i det pågældende system, og at I har procedurer for sletning af forældede data. Du skal have dokumenteret dette. Hvis det er et system, der lagrer personoplysninger eksternt, er der også brug for en databehandleraftale med tjenesteudbyderen. Aftalen skal præcisere og regulere, hvilke oplysninger leverandøren håndterer og beskrive, hvilken type databehandling leverandøren må gøre. Gå til Model 2 her på siden for en vejledning.